เตรียมตัวก่อน รู้ก่อน รู้ขั้นตอนในการเข้าพักโรงแรม

รู้หรือไม่ว่าหนึ่งในปัญหาสำคัญของมือใหม่หัดเที่ยว มักจะเกิดขึ้นระหว่างการเช็คอินโรงแรม เพราะในภาพจำหลายคนอาจจะคิดว่า แค่ จอง จ่าย จบ ก็เดินไปรับกุญแจเข้าห้องพักกันได้แล้ว แต่จริง ๆ แล้ว การเข้าพักกับโรงแรมเองก็ต้องใช้ ขั้นตอน และเอกสาร พร้อมทั้งกติกาสากลประกอบด้วย ซึ่งวันนี้ AIRPORTELs จะพาไปดูวิธีการจองโรงแรมไปจนถึงการเช็คอินเช็คเอาท์ ว่ามีอะไรบ้างที่ผู้อ่านต้องระวัง !

การจองห้องพัก

จริง ๆ การจองห้องพักนั้น ถูกออกแบบมาให้เป็นขั้นตอนที่ง่ายและสะดวกที่สุดอยู่แล้วในการหาที่พัก เพราะถ้าขั้นตอนการจองลำบาก ก็ยากที่จะทำให้ลูกค้าเลือกเข้ามาใช้บริการกับโรงแรมต่าง ๆ ซึ่งโรงแรมส่วนมากนั้นจะขอแค่ชื่อ ช่องทางการติดต่อ และมัดจำเท่านั้น หรือถ้าเราจองผ่านนายหน้าที่เชื่อถือได้บางเจ้าอาจจะไม่จำเป็นต้องวางเงินมัดจำด้วย ซึ่งการจองโรงแรมนั้นจะแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบได้แก่

การจองด้วยตัวเอง หรือการจองโดยตรง

หรือพูดง่าย ๆ คือการติดต่อขอจองห้องพักกับโรงแรมโดยตรง ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อผ่านโทรศัพท์ เมลล์ โซเชียลมีเดีย หรือวอร์คอินเซอรเวย์ (Walk-in Survey) ซึ่งส่วนมากนั้นจะเหมาะกับการจองห้องจำนวนมาก ที่ต้องการสำรวจสิ่งอำนวยความสะดวกของโรงแรมก่อน รวมไปถึงต้องการต่อรองราคาด้วยตัวเอง เนื่องจากตัวเองมีกำลังในการต่อรอง หรือไม่เช่นนั้นผู้เข้าพักอาจจะเลือกจองแบบนี้เพราะต้องการรีเควสพิเศษบางอย่างจากโรงแรม แต่หากเราเป็นนักท่องเที่ยวธรรมดาที่ไม่ได้มีความต้องการพิเศษอะไร การจองแบบนี้มีโอกาสจะได้ราคาห้องที่สูงกว่าการจองผ่านนายหน้า จึงแนะนำให้ทำการเทียบราคาให้ดีก่อนตัดสินใจจอง

การจองผ่านนายหน้า

การจองโรงแรมผ่านนายหน้าอาจจะฟังเหมือนเราจะต้องเสียเงินเพิ่ม แต่จริง ๆ แล้วเป็นเรื่องกลับกัน โดยเฉพาะกับบริษัทขนาดใหญ่ หรือนายหน้าออนไลน์ เนื่องจากบริษัทเหล่านี้มีกำลังในการต่อรองมาก ทำให้ได้ห้องพักที่มีราคาถูกกว่า ฉะนั้นเราจะเห็นได้ว่าห้องพักที่สั่งจองผ่านนายหน้าอย่าง Traveloka Booking หรือ Agoda นั้นมีราคาถูกกว่า นอกจากนั้นยังอาจจะมีบริการเสริมอื่น ๆ อย่าง ส่วนลดตามโอกาส หรือการจองแบบไร้มัดจำ แต่สิ่งที่ต้องระวังเป็นอย่างยิ่งในการจองที่พักผ่านนายหน้าคือ การตกหล่นของข้อมูล หรือการโดนหลอกจากนายหน้าที่ไม่มีความน่าเชื่อถือ ฉะนั้นใครที่จองผ่านนายหน้าทั้งออนไลน์และออฟไลน์ แนะนำให้มีการโทรไปสอบถามโรงแรมทั้งก่อนจอง และหลังจอง เพื่อความครบถ้วนของข้อมูล

ข้อแนะนำและข้อควรระวังในการการจองห้องพัก

• เทียบราคาการจองแบบโดยตรง และผ่านนายหน้าก่อนเสมอ
• ตรวจสอบก่อนเสมอว่าโรงแรมยังให้บริการอยู่หรือไม่ เพราะบางครั้งโรงแรมที่ปิดไปแล้ว อาจจะยังเปิดการจองออนไลน์ผ่านนายหน้าเอาไว้อยู่
• จองแบบยกเลิกได้เสมอ หรือทำประกันท่องเที่ยวเอาไว้หากจำเป็น เพราะเราไม่รู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้น
• หลังจองตรวจสอบเสมอว่าโรงแรมได้รับการจองของเราหรือยัง
• การจองแบบจองแล้วเข้าพักเลยอาจจะเกิดความผิดพลาดหรือตกหล่นได้ เลือกที่พักที่มั่นใจได้ว่ามีพนักงานให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง
• พิมพ์ใบยืนยันการจองหรือจดหมายยืนยัน และหลักฐานการจ่ายเงินไว้เก็บไว้ในกรณีที่มีปัญหา และนำไปในวันเช็กอินด้วย

การเช็กอิน ขั้นตอนในการเข้าพักโรงแรม

การเช็กอิน คือขั้นตอนในการยืนยันตนเพื่อเข้าพักกับโรงแรม โดยมีจุดประสงค์ในการยืนยันตัวผู้เข้าพัก และเก็บไว้เป็นหลักฐาน ทั้งเพื่อความปลอดภัยของผู้เข้าพัก แขกท่านอื่นในโรงแรม และเพื่อแจ้งข้อมูลใด ๆ ที่ผู้เข้าพักควรทราบนั่นเอง โดยในขั้นตอนนี้เองก็เป็นช่วงที่เหมาะที่สุดสำหรับการแจ้งความต้องการใด ๆ หรือสอบถามบริการที่ต้องการกับทางโรงแรมโดยตรง

ขั้นตอนการเช็กอินโรงแรมเป็นอย่างไรบ้าง ?

1. ผู้เข้าพักจะต้องแจ้งเรื่องการจองห้องพักกับพนักงานภายในโรงแรม โดยมีการแสดงหลักฐานการจอง เช่น ใบจองห้องพัก หรือรหัสการจองที่ได้รับจากเว็บไซต์รับจอง
2. ผู้เข้าพักจะต้องยืนยันตัวตนเพื่อเป็นการยืนยันว่าเขาเป็นผู้ที่จองห้องพักจริงๆ โดยการยืนยันตัวตนมักจะใช้บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางเป็นเอกสารประจำตัว
3. ผู้เข้าพักจะต้องกรอกรายละเอียดต่างๆ เพื่อให้โรงแรมมีข้อมูลเพียงพอในการให้บริการ รายละเอียดที่ต้องกรอกก็อาจจะมี ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และอื่นๆ
4. พนักงานจะแนะนำโรงแรมและกฎระเบียบต่าง ๆ เช่น ตารางเวลาเปิด-ปิดของสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ในโรงแรมการละเว้นเสียงดังในช่วงเวลาไหนถึงเวลาไหน เป็นต้น
5. พนักงานจะมอบกุญแจหรือคีย์การ์ดให้ลูกค้า เพื่อใช้ในการเปิดประตูห้องพัก และจะพาลูกค้าไปยังห้องพักโดยส่วนใหญ่จะมีการแนะนำและแสดงแหล่งจ่ายไฟฟ้า สัญญาณอินเตอร์เน็ต โทรทัศน์ และอุปกรณ์อื่นๆ ในห้องพัก ไปด้วยในขั้นตอนนี้

เอกสารใดบ้างที่ใช้ยืนยันตนในโรงแรมได้

• หนังสือเดินทาง
• บัตรประจำตัวประชาชน
• ใบขับขี่

เรื่องอะไรบ้างที่ควรแจ้งตอนเช็คอิน

• ห้องสูบบุหรี่ / ไม่มีบุหรี่
• ขออัพเกรดห้อง
• ขอชั้นสูง / ชั้นเตี้ย
• ขอไม่รับ มินิบาร์ หรือ ไม่รับแอลกอฮอล์ในมินิบาร์
• จองดินเนอร์
• Late Check-out / Early Check-in

ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเช็คอินโรงแรม

• การเก็บข้อมูลผู้เข้าพักของโรงแรมตามระเบียบจริง ๆ นั้นต้องทำการเก็บทุกคน ฉะนั้นทุกคนในทริปต้องเตรียมหลักฐานยืนยันตัวเองเอาไว้ แม้ว่าในทางปฏิบัติโรงแรมอาจจะไม่ได้ขอทั้งหมด
• การเช็คอินโรงแรมส่วนมากจะมีเวลามาตรฐาน อยู่ที่ช่วงบ่ายโมงเป็นต้นไป เพื่อเป็นการเตรียมห้องให้เรียบร้อย แต่บางโรงแรมก็ถูกออกแบบให้เช็กอิน และเช็กเอาท์ได้ ตลอด 24 ชั่วโมง
• หากไปถึงโรงแรมก่อนเวลาเช็คอิน หลายโรงแรมจะอนุญาตให้ใช้ Facility บางส่วนก่อนเพื่อให้แขกได้ฆ่าเวลา สามารถสอบถามโรงแรมได้ว่ามีบริการใดไหมที่เราสามารถเข้าไปใช้ได้ก่อน
• บางโรงแรมสามารถขอ Early Check-in ได้ ฉะนั้นอย่าลืมสอบถามและแจ้งความประสงค์เพื่อทำให้แผนเที่ยวของเราคล่องตัวที่สุด
• โรงแรมส่วนมากจะมีการเก็บค่ามัดจำผู้เข้าพัก เพื่อประกันความเสียหายระหว่างเข้าพัก ซึ่งหากไม่มีปัญหาผู้เข้าพักจะได้คืนเมื่อทำการเช็กเอาท์

Early Check-in คืออะไร ต้องทำเรื่องอย่างไร ?

การขอ Early Check-in คือการแจ้งโรงแรมเอาไว้ว่าเราต้องการเข้าไปพักก่อนเวลาทั่วไป ซึ่งอาจจะเกิดจากแผนเที่ยว เที่ยวบิน หรือสาเหตุอื่น ๆ ซึ่งแล้วแต่โรงแรมจะอนุมัติ หรือสามารถทำตาคำร้องได้หรือไม่ โดยการทำเรื่อง Early Check-in นั้นก็ไม่ยาก เพียงแค่สอบถามหรือบอกโรงแรมโดยตรงได้เลย ทว่าเราแนะนำว่าควรให้เวลาโรงแรมเตรียมการอย่างน้อย 4-8 ชั่วโมง

วิธีการเช็กเอาท์โรงแรม

การเช็คเอาท์โรงแรมเป็นขั้นตอนสิ้นสุดการพักผ่อนในโรงแรม ที่จะทำในวันสุดท้ายของการพัก โดยในวันนั้นหลังจากที่เราตื่นนอนและเตรียมตัวเรียบร้อยแล้ว เราก็สามารถนำกุญแจห้องไปยื่นที่เคาน์เตอร์รีเซปชั่นได้เลย แน่นอนว่าหลังจากยื่นกุญแจไปแล้ว เราก็จะกลับเข้าไปในห้องของเราไม่ได้แล้วเช่นกัน โดยส่วนมากโรงแรมจะมีเวลาเช็คเอาท์สากลอยู่ในช่วง 10-11 โมงเพื่อเตรียมห้องให้ทันลูกค้าที่จะเข้ามาพัก แต่ในบางกรณีที่โรงแรมไม่ได้มีแขกเยอะหรือมีคนรอใช้ห้อง ก็สามารถทำเรื่องของอนุโลมเช็กเอาท์เลทได้

ขั้นตอนการเช็กเอาท์โรงแรมเป็นอย่างไรบ้าง ?

1. แจ้งรีเซปชั่นและส่งมอบกุญแจห้องคืน
2. พนักงานจะเข้าตรวจสอบห้องว่ามีความเสียหายใดไหม และ มินิบาร์อยู่ครบรึเปล่า
3. หลังจากการตรวจสอบเมื่อไม่มีปัญหา โรงแรมคืนค่ามัดจำห้อง และคิดเงินบริการ Pre-Paid ที่เราใช้ไปในโรงแรม
4. เป็นอันเสร็จสิ้นการเช็คเอาท์

ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเช็คเอาท์โรงแรม

• เวลาการเช็กเอาท์สากลอยู่ที่ช่วง 10-11 โมง
• เลทเช็กเอาท์จำเป็นต้องแจ้งก่อน ส่วนมากจะได้ต่อเวลาไม่เกินบ่าย 2 โมง
• หากแจ้งออกเกินเวลามาก ๆ โรงแรมอาจจะคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• โรงแรมจะเก็บของที่เราลืมเอาไว้ในห้องให้และติดต่อกลับไว้ภายหลัง แต่ก็ควรตรวจสอบให้เรียบร้อยก่อนออกจากห้อง
• บางโรงแรม Minibar ใช้ระบบ Sensor ฉะนั้นซื้อของมาใส่คืนก็อาจจะเสียเงินเหมือนกัน

Late Check-out คืออะไร ต้องทำเรื่องอย่างไร ?

การขอ Late Check-out คือการแจ้งโรงแรมเอาไว้ว่าเราต้องการพักต่ออีกเล็กน้อย อาจจะเพราะมีธุระที่ยังไม่เสร็จ หรืออยากใช้บริการบางอย่างของโรงแรมต่ออีกนิด การ Late Check-out ถือว่าเป็น Optional Service ที่โรงแรมไม่จำเป็นต้องมอบให้ผู้เข้าพักก็ได้ ฉะนั้นอย่าคาดหวังว่าทุกโรงแรมจะใจดีเหมือนกัน

สิ่งที่ควรทำเมื่อเข้าพักโรงแรม

ต่อไปนี้ก็เป็นข้อแนะนำประกอบกับขั้นตอนอื่นๆ ถึงสิ่งทั่วไปที่ควรทำเมื่อเข้าพักโรงแรม เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาระหว่างการพักอาศัย และเพื่อความปลอดภัยต่อร่างกายและทรัพย์สิน ดังนี้

• เมื่อเข้าพักโรงแรมควรปฏิบัติตามกฎของโรงแรมอย่างเคร่งครัด เพื่อป้องกันไม่ให้เสียค่าปรับหากมีการละเมิดกฎของที่พัก 
• ควรชาร์จแบตโทรศัพท์ให้เต็มอยู่เสมอ เพื่อป้องกันเหตุการณ์ฉุกเฉินที่จะต้องติดต่อให้คนมาช่วย 
• ควรตรวจสอบความแน่นหนาของประตูให้ดี เพื่อป้องกันการเข้าได้ง่ายโดยไม่ได้รับอนุญาต 
• ห้ามตรวจสอบปลั๊กไฟในห้องเพื่อป้องกันปัญหาความขัดข้องไฟฟ้า

สิ่งที่ไม่ควรทำเมื่อเข้าพักโรงแรม

เมื่อเข้าพักโรงแรม นอกจากจะมีขั้นตอนการเข้าพักโรงแรมที่ควรทำแล้วยังมีสิ่งที่ไม่ควรทำเด็ดขาด เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาและเพื่อความปลอดภัยทั้งร่างกายและทรัพย์สินเช่นกัน ดังนี้

• ไม่ควรทำเสียงดังโวยวาย ควรลดเสียงดังๆ ที่อาจจะรบกวนคนอื่นในโรงแรม เช่น เล่นเพลงดังหรือพูดคุยดังเกินไป
• ไม่ควรวางของมีค่าไว้นอกห้องหรือนอกกระเป๋า ควรนำของมีค่า เช่น ทองคำ อัญมณี หรือเงินสด ไว้ในตู้เซฟที่โรงแรมเตรียมไว้ให้ และควรปิดกระเป๋าให้เรียบร้อยเพื่อป้องกันการขโมย
• ไม่ควรหยิบของในห้องกลับไป ไม่ควรหยิบของที่ไม่ได้เป็นของตนเอง เพราะอาจจะเข้าข่ายการลักลอบนำของออกนอกโรงแรมและอาจได้รับบทลงโทษได้
• ไม่ควรลักลอบนำสัตว์เข้าห้อง ควรปฏิบัติตามกฎของโรงแรม ซึ่งบางโรงแรมอาจจะไม่อนุญาตให้เข้าพักพร้อมสัตว์ เพื่อป้องกันไม่ให้เสียค่าปรับในภายหลัง

• ไม่เปิดเผยเลขห้องให้กับคนอื่นหรือผ่านโซเชียลมีเดีย เพราะอาจทำให้เกิดปัญหาความปลอดภัย
• ต้องตรวจสอบค่าใช้จ่ายของห้องพักกับโรงแรมให้เรียบร้อยก่อนเซ็นที่ใบเสร็จ และหากมีข้อสงสัยใดๆ ให้สอบถามพนักงานโรงแรมเพิ่มเติม
• ห้ามเปิดประตูห้องให้กับคนแปลกหน้า เพื่อความปลอดภัยของทรัพย์สินและความปลอดภัยของร่างกายของผู้พักอาศัยในห้องโรงแรม
• รักษาความสะอาดและรักษาความเรียบร้อยของห้องพัก ไม่ควรสร้างความเสียหายหรือทิ้งขยะในห้องพักจนทำให้เกิดความสกปรก
• อย่าเปิดที่จอดรถหรือรับบริการจากผู้ไม่รู้จักที่อาจเป็นอันตราย
• อย่าเก็บของมีค่าอย่างเงินสดหรือเครื่องประดับให้ที่ห้องพักโดยไม่มีความจำเป็น เพราะอาจเสี่ยงต่อการหลอกลวงหรือการขโมย
• ติดต่อพนักงานโรงแรมหรือติดต่อศูนย์สนับสนุนการเดินทางเมื่อเกิดปัญหาหรือเหตุการณ์ฉุกเฉินที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักโรงแรม

การทำตามขั้นตอนต่างๆ ของการเช็คอินเข้าพักโรงแรมจะช่วยให้ทุกอย่างเป็นไปได้รวดเร็วและถูกต้องเป็นไปตามกฎของโรงแรม โดยจะป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาและมีความปลอดภัยในระหว่างการเข้าพักโรงแรม
เมื่อมีการเดินทางและมีสัมภาระหนัก การใช้บริการรับส่ง-ฝากกระเป๋ากับ AIRPORTELs Luggage Delivery จะช่วยลดภาระที่ต้องใช้ในการขนกระเป๋า ทำให้การเดินทางเป็นไปอย่างสะดวกและคล่องตัวยิ่งขึ้น
AIRPORTELs Luggage Delivery จึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่าการขนกระเป๋าเอง โดยสามารถส่งกระเป๋าไปถึงโรงแรมโดยตรง และไม่ต้องเก็บสัมภาระในระหว่างเดินทาง ทำให้ลดความเสี่ยงในการสูญหายหรือเสียหายของสิ่งของที่อาจเกิดขึ้นได้ในการขนกระเป๋าเอง